Порядок предоставления и изменения статуса сертификации систем менеджмента
ОПС СМ ТОО «Центр Сертификации «Батыс Серт» осуществляет сертификацию систем менеджмента в соответствии с установленными процедурами. Порядок предоставления, отказа, поддержания, возобновления, приостановления, восстановления и отмены сертификации, расширения и сокращения области сертификации установлен инструкцией И-13-2026 «Порядок подтверждения соответствия систем менеджмента».
1. Предоставление сертификации
Основанием для начала работ является заявка организации, поданная через информационную систему технического регулирования TechReg.gov.kz. ОПС СМ анализирует заявку, определяет возможность выполнения работ, согласовывает условия сертификации, формирует компетентную группу по аудиту и разрабатывает программу аудита.
Первичная сертификация включает два этапа аудита: оценку документации и готовности организации к сертификации, затем оценку внедрения и результативности системы менеджмента.
По результатам аудита рассматриваются собранные свидетельства, выводы аудиторов и сведения об устранении выявленных несоответствий. Решение принимает компетентное лицо, не участвовавшее в соответствующем аудите.
При положительном решении оформляется сертификат соответствия со сроком действия не более трёх лет. Сведения о сертификате вносятся в установленный реестр и информационную систему TechReg.
2. Отказ в предоставлении сертификации
Основанием для отказа являются отрицательные результаты оценки системы менеджмента, в том числе невыполнение организацией необходимых корректирующих действий в согласованные сроки.
Отказ оформляется решением с указанием причин и доводится до заявителя. Организация вправе подать апелляцию в ОПС СМ в течение месяца со дня получения решения об отказе. После устранения причин отказа возможно проведение повторного аудита на договорной основе.
3. Поддержание сертификации
Для подтверждения того, что система менеджмента продолжает соответствовать установленным требованиям, ОПС СМ проводит плановые инспекционные аудиты не реже одного раза в год в течение срока действия сертификата.
При инспекционном аудите оцениваются результативность системы менеджмента, внутренние аудиты и анализ со стороны руководства, рассмотрение жалоб, изменения в деятельности организации и выполнение корректирующих действий.
При необходимости проводятся внеплановые аудиты. По результатам оценки оформляется подтверждение действия сертификата либо принимается решение об изменении статуса сертификации.
4. Возобновление сертификации — ресертификация
Для продолжения сертификации на новый цикл проводится ресертификационный аудит. Его цель — подтвердить непрерывное соответствие и результативность системы менеджмента в целом, а также её соответствие области сертификации.
За три месяца до окончания срока действия сертификата ОПС СМ уведомляет организацию о необходимости ресертификации. Организация подаёт заявку не менее чем за два месяца до окончания срока действия сертификата.
Аудит и необходимые корректирующие действия планируются с учётом завершения работ до истечения срока действия сертификата. При положительных результатах принимается решение о сертификации на следующий цикл и оформляется сертификат соответствия.
5. Приостановление сертификации
Действие сертификата может быть приостановлено при систематическом нарушении требований к результативности системы менеджмента, препятствовании проведению инспекционного аудита, неоплате инспекционных работ в установленные соглашением сроки, а также по добровольному обращению клиента.
Основанием также могут служить выявленные при инспекционном аудите несоответствия, требующие устранения, или прекращение деятельности клиента.
Решение о приостановлении направляется организации с указанием оснований и условий устранения причин приостановления. На период приостановления сертификат становится временно недействительным. Организация обязана прекратить использование ссылок на действующую сертификацию.
6. Восстановление сертификации после приостановления
Для восстановления действия сертификата организация устраняет причины приостановления и представляет подтверждающие документы.
ОПС СМ оценивает достаточность и результативность принятых мер; при необходимости проводит дополнительный аудит. После подтверждения устранения причин приостановления принимается решение о восстановлении действия сертификата. Организация уведомляется о решении, сведения о статусе сертификата актуализируются.
Если причины приостановления не устранены в установленный срок, рассматривается вопрос об отмене действия сертификата либо сокращении области сертификации.
7. Отмена действия сертификата — отзыв сертификации
Действие сертификата отменяется, если организация не устранила причины приостановления в установленный срок либо результаты оценки не позволяют сохранить сертификацию.
При отказе клиента от планового инспекционного аудита ОПС СМ направляет письмо-уведомление. Если ответ не получен в течение 15 календарных дней, направляется повторное письмо. При отсутствии ответа в течение следующих 15 календарных дней рассматривается вопрос об отмене действия сертификата.
Решение направляется организации, сведения об отмене вносятся в реестр и информационную систему TechReg. Организация обязана прекратить использование ссылок на сертификацию и возвратить отменённый сертификат в ОПС СМ в течение трёх дней со дня вручения уведомления.
После устранения причин отмены организация может подать новую заявку. Сертификация проводится по новому соглашению без учёта результатов предыдущей сертификации.
8. Расширение области сертификации
Расширение проводится на основании письменного обращения клиента с обоснованием изменений и указанием желаемой области сертификации.
ОПС СМ анализирует обращение и определяет необходимые аудиторские мероприятия. В зависимости от характера изменений проводится аудит по процедуре сертификации либо внеплановый инспекционный аудит с оценкой расширяемой области.
При положительных результатах принимается решение о расширении области сертификации и оформляется сертификат с обновлённой областью. Ранее выданный сертификат возвращается в ОПС СМ.
9. Сокращение области сертификации
Сокращение проводится по обращению держателя сертификата либо по инициативе ОПС СМ на основании результатов аудита или информации об изменениях в системе менеджмента.
При обращении клиента в письме указывается часть области сертификации, подлежащая исключению. ОПС СМ может сократить область, если организация не обеспечивает выполнение требований в отношении отдельных видов деятельности, продукции или услуг.
Решение оформляется документально. Взамен действующего сертификата выдаётся сертификат с сокращённой областью с сохранением его номера и срока действия. Ранее выданный сертификат возвращается в ОПС СМ.